5 porad dotyczących organizacji dużego przyjęcia

Organizacja dużego przyjęcia jest zawsze wyzwaniem logistycznym. Składa się z kilku podstawowych działań, identycznych dla każdego rodzaju przyjęć oraz kilku specyficznych właściwych tylko dla przyjęcia na dużą ilość osób. Zakres czynności determinuje też miejsce przyjęcia, trochę inaczej wygląda spotkanie organizowane wewnątrz obiektu a inaczej w ogrodzie, jeszcze inaczej gdy łączy się obie lokalizacje. Każde duże przyjęcie, bez względu na swój charakter wymaga dokładnego planowania i jeszcze ściślejszej realizacji.

Najważniejsza jest data

Przygotowując organizację dużego przyjęcia należy zacząć od wyznaczenia daty. Właściwa data może okazać się kluczowa dla powodzenia przedsięwzięcia. Przyjęcie na dużą ilość osób oznacza, że data musi połączyć wiele różnorodnych oczekiwań i naprawdę nie warto konfrontować się z rzeczywistością. Wyznaczenie daty na dzień finału mistrzostw świata w piłkę nożną może oznaczać, że w ciągu dnia otrzymamy wiele telefonów czy maila z przeprosinami i odwołaniem obecności. Jeśli przyjęcie ma charakter w dużej mierze służbowy ostatnim dniem tygodnia w jakim dopuszcza się optymalną frekwencję jest piątek. Jeżeli jest to przyjęcie prywatne to oczywiście również piątek lub sobota. Gdy planujemy przyjęcie w ogrodzie warto sprawdzić długoterminową prognozę pogody i/lub przygotować się na różne warianty.

W ślad za datą - zaproszenia

Zaraz po wyznaczeniu daty można przystąpić do projektowania, druku i wysyłki zaproszeń. Im większe planujemy przyjęcie, tym wcześniej powinny zostać rozesłane zaproszenia. Goście muszą otrzymać sporo czasu, by wpisać tę ważną datę w kalendarz i ewentualnie przełożyć inne zobowiązania. Dotyczy to szczególnie osób, na których najbardziej nam zależy. Duże przyjęcie oznacza spore koszty dla organizatora. Dlatego warto do samego końca weryfikować potwierdzenia obecności. Na zaproszeniu powinna zostać umieszczona prośba organizatora o potwierdzenie, które może mieć dowolną formę, e-maila lub telefonu.

Dress code

Niezwykle istotną informacją dla gości przyjęcia jest sugestia wskazująca im charakter ubioru. Wskazanie co do wymaganego ubioru warto umieścić na zaproszeniu, samo zaproszenie na przyjęcie nie wystarczy. Inny strój zapewni komfort zabawy, gdy przyjęcie jest organizowane w ogrodzie, nawet wtedy, gdy ma charakter oficjalny, a inaczej trzeba się ubrać na przyjęcie pod dachem. Wybór ubioru można delikatnie podpowiedzieć. Najczęściej umieszcza się sugestię, by nie wkładać butów o wysokich obcasach i zabrać ze sobą cieplejsze okrycie, gdy gospodarz zaprasza na przyjęcie w ogrodzie. Jeżeli charakter spotkania będzie jeszcze bardziej swobodny warto poprosić po prostu o ubiór komfortowy i wygodne obuwie. W przypadku uroczystości mocno zobowiązującej prosimy gości o strój wieczorowy lub popołudniowy.

Przygotowanie stołów

Planowanie ustawienia i wystroju stołów zależy od wielu czynników. A one z kolei będą determinowały menu uroczystości. Stoły to jeden z najważniejszych elementów każdego przyjęcia. Oprócz swoich funkcji praktycznych stoły tworzą niezwykle intensywny składnik aranżacji całego pomieszczenia. Bardzo często stanowią podstawowy element wystroju narzucający formę i kolorystykę. Stoły na dużym przyjęciu można ustawić w taki sposób, by tworzyły jeden wielki mebel, ale rzadko dysponujemy taką ilością miejsca, by uroczysty posiłek można było celebrować na podobieństwo królewskich przyjęć. Dlatego najbardziej funkcjonalne są stoły okrągłe, ośmioosobowe.

Aranżując przestrzeń zawsze należy wziąć pod uwagę dostęp gości do stołów oraz pozostawić tyle miejsca pomiędzy nimi, by kelnerzy mogli serwować swobodnie posiłki, również te gorące. Kelnerzy niosący tace do serwowania posiłków z zastawą muszą komfortowo przemieszczać się pomiędzy krzesłami i mieć dostęp do każdego gościa.

Rozstawiając stoły na powierzchni sali należy zadbać o ciągi komunikacyjne na trasie kuchnia:strefa stołów. Droga musi być bezpieczna, pozbawiona wszelkich przeszkód i jak najkrótsza, by gorące dania nie zdążyły wystygnąć. Istotna jest również ilość obsługi, doświadczony personel jest w stanie określić niezbędną ilość osób do pracy obliczoną na podstawie ilości gości. To dlatego tak ważne są potwierdzenia ich obecności.

Serwowanie posiłków do stołów wymusza wiele różnorodnych składników. Przyjmowanie gości z pełnym posiłkiem przy stołach oznacza, że stoły powinny być pięknie nakryte, obrusy idealnie wyprasowane a porcelana dobrana do charakteru przyjęcia i reszty wystroju. Uroda stołów powinna przyciągać ciekawość i uwagę. Środek każdego stołu musi kusić pięknymi kwiatami czy zestawem świec.

Jak posadzić gości

Właściwe i bezpieczne rozlokowanie gości przy stołach to sztuka, którą nie każdy opanował. Zawsze należy przyjąć jakiś klucz, optymalny dla wszystkich. Jeszcze niedawno stosowało się zasadę mieszania płci i sadzania na przemian mężczyznę i kobietę, ale rozbijając pary małżeńskie. W najlepszym razie para powinna siedzieć naprzeciwko siebie. Planując miejsca dla gości można zastosować kryterium wieku jeżeli pomiędzy gośćmi występują duże różnice, można przyjąć klucz zbliżonych zawodów, by tematy rozmów, przynajmniej na początku, zainteresowały wszystkich. Dobrze funkcjonującym kryterium są związki rodzinne, chociaż tutaj należy wykazać się dobrą orientacją. Rozplanowanie gości przy stołach to sprawa bardzo delikatna i należy poświęcić jej naprawdę dużo czasu. Warto też wcześniej ustalić z poszczególnymi przedstawicielami większych grup ich preferencje.

Aby wszyscy goście trafili do swoich stołów należy je ponumerować lub nazwać. Oznaczenie stołu powinno znaleźć się na zaproszeniu, ale można też ustawić w holu tablicę informacyjną z planem sali i nazwiskami gości. Dyskretniejszym rozwiązaniem będzie jednak umieszczenie numeru stołu na zaproszenia a na stołach ustawienie winietek z nazwiskiem gościa.

Szwedzki bufet

Organizując mniej formalne przyjęcie można zastosować bufet szwedzki, który zmieni trochę obraz przyjęcia. Od samego początku goście przemieszczają się bowiem po całej sali, częstują, rozmawiają i starają się w miarę wygodnie zjeść kolejne dania. Bardzo często przy takich okazjach stosuje się zimne dania w bufecie szwedzkim wyposażonym w ogromne tace, natomiast ciepłe dania serwowane są przez obsługę. Stolik do serwowania posiłków stanowi wówczas miejsce, przy którym może zatrzymać się każdy z gości, spokojnie zjeść, porozmawiać czy odstawić kieliszek.

Organizacja dużego przyjęcia jest wymagająca i z pewnością stresująca, ale satysfakcja z udanego przyjęcia pozostaje na długo.

Aby wszyscy goście trafili do swoich stołów należy je ponumerować lub nazwać. Oznaczenie stołu powinno znaleźć się na zaproszeniu, ale można też ustawić w holu tablicę informacyjną z planem sali i nazwiskami gości. Dyskretniejszym rozwiązaniem będzie jednak umieszczenie numeru stołu na zaproszenia a na stołach ustawienie winietek z nazwiskiem gościa.